1. Pourquoi un consentement est-il nécessaire ?
Lorsqu'un client dispose à la fois de Cyber Coach et de Protect, Smart Simulation peut générer des simulations ultra-réalistes en analysant les emails reçus par les utilisateurs via Protect. Ces niveaux de simulation impliquent un traitement de données personnelles propres à chaque utilisateur.
C'est pourquoi, dans ce cas de figure, le consentement de chaque utilisateur est obligatoire avant qu'il puisse recevoir des campagnes Smart Simulation.
ℹ️ Cette exigence de consentement ne s'applique qu'aux clients disposant à la fois de Cyber Coach et de Protect, indépendamment des licences affectées aux utilisateurs. Les clients disposant uniquement de Cyber Coach ne sont pas concernés.
2. Comment recueillir le consentement ?
2.1 Le manager saisit le consentement au nom de ses collaborateurs
Après avoir informé le collaborateur des modalités de fonctionnement de Smart Simulation et obtenu l'accord du collaborateur pour l'activation de cette option, le manager peut enregistrer leur consentement de deux façons :
Individuellement, depuis la fiche de chaque utilisateur : depuis le cockpit, rendez-vous dans Utilisateurs puis Liste des utilisateurs. Editez l'utilisateur désiré pour accéder à son profil et gérer son statut de consentement.
De manière groupée, depuis la page de suivi du consentement : Depuis votre Cockpit puis dans Smart Simulation vous pouvez consulter l'état du consentement de l'ensemble des collaborateurs et mettre à jour le consentement de plusieurs utilisateurs en une seule opération.
2.2 L'utilisateur saisit lui-même son consentement
L'utilisateur peut également indiquer son propre consentement directement depuis sa page de profil.
2. Confirmation par email
Lorsque le consentement est enregistré, l'utilisateur reçoit un email de confirmation :
Si c'est l'utilisateur lui-même qui a donné son consentement : il reçoit un email de confirmation personnelle.
Si c'est son manager qui a enregistré le consentement en son nom : l'utilisateur reçoit un email l'informant que son manager a recueilli son consentement.
3. Envoi des premières campagnes
Après activation de Smart Simulation, la première campagne est envoyée le mois suivant l'activation. Ce délai est nécessaire pour que le système génère des simulations adaptées à chaque utilisateur.
Tant que le consentement de l’utilisateur n’est pas renseigné, les campagnes envoyées ne sont pas basées sur le traitement de données personnelles. Une fois le consentement renseigné, la première campagne personnalisée est envoyée le mois suivant la saisie du consentement. Ce délai est nécessaire pour que le système génère des simulations personnalisées et adaptées à chaque utilisateur.
4. Si l’utilisateur ne donne pas son consentement ou retire son consentement
Si l’utilisateur ne donne pas son consentement ou retire son consentement, il peut bénéficier de Smart Simulation pour la réception de campagnes adaptées à sa situation mais non personnalisées sur la base des emails qu’il a l’habitude de recevoir.
5. Comment retirer son consentement ?
Le manager peut retirer le consentement au nom de l’utilisateur :
Individuellement, depuis la fiche de chaque utilisateur : le manager accède au profil de l'utilisateur et retire son consentement individuellement.
De manière groupée, depuis la page de suivi du consentement : le manager peut consulter l'état du consentement de l'ensemble de ses collaborateurs et retirer le consentement de plusieurs utilisateurs en une seule opération.
L'utilisateur peut lui-même retirer son consentement directement depuis sa page de profil.