Cyber Academy envoie automatiquement des emails à vos collaborateurs pour les encourager à progresser dans leur formation. En tant que manager, vous pouvez également déclencher ces envois manuellement et personnaliser le contenu de certains d'entre eux directement depuis l'interface.
1. Les mails présents sur la plateforme
Quatre types d'emails existent sur la plateforme, qui ne sont pas tous personnalisables :
Type d'email | Déclenchement |
Félicitations | Manuel (manager) ou automatique (montée de niveau) |
Rappel d'activité | Manuel (manager) ou automatique (inactivité) |
Top 10 | Manuel (manager) uniquement |
Nouveaux modules | Manuel (manager) ou automatique |
2. Quels emails peuvent être personnalisés ?
Seuls deux types d'emails sont personnalisables par le manager : l'email de félicitations et l'email de rappel d'activité.
⚠️ La personnalisation ne s'applique qu'aux envois manuels. Les envois automatiques déclenchés par le système ne tiennent pas compte des personnalisations renseignées.
Les paramètres personnalisables sont les suivants :
Paramètre | Description |
Sujet | Objet de l'email reçu par le collaborateur |
Titre | Titre principal affiché dans le corps de l'email |
Introduction | Texte d'introduction personnalisé |
Logo entreprise | Afficher ou non le logo de votre entreprise dans l'email |
3. Comment accéder aux réglages de personnalisation ?
Les options de personnalisation sont accessibles depuis la section de personnalisation des emails dans l'interface Cyber Academy.
4. Rappel du fonctionnement de chaque email
Email de félicitations
Cet email est envoyé à un collaborateur lorsqu'il monte de niveau dans Academy. Il contient sa barre de progression globale, le dernier chapitre réussi et un aperçu visuel de ses résultats par thématique.
Envoi manuel : le manager choisit le ou les collaborateurs destinataires. Le nom de l'expéditeur est affiché dans l'email. Les personnalisations définies s'appliquent.
Envoi automatique : déclenché par Academy, l'email indique en plus le niveau atteint et le niveau précédent (illustrés par des blasons). Aucune personnalisation n'est appliquée.
ℹ️ En mode automatique, un minimum de 7 jours doit s'être écoulé depuis le dernier email de félicitations envoyé au même collaborateur. Les managers peuvent envoyer cet email sans contrainte de délai.
Email de rappel d'activité
Cet email est envoyé aux collaborateurs peu actifs pour les encourager à reprendre leur formation. Il contient la barre de progression du collaborateur, jusqu'à deux modules en cours ou jamais commencés, et jusqu'à deux chapitres échoués.
Envoi manuel : le manager sélectionne un ou plusieurs collaborateurs spécifiques.
Envoi automatique : déclenché par Academy pour les collaborateurs n'ayant jamais terminé un chapitre ou ayant abandonné leur formation.
ℹ️ En mode automatique, un minimum de 30 jours doit s'être écoulé depuis le dernier rappel envoyé au collaborateur, et aucun rappel ne doit déjà être planifié. Les collaborateurs qui ne se sont jamais connectés à Academy ne reçoivent pas ce rappel — ils reçoivent à la place un email de bienvenue géré par la plateforme.
5. Informations importantes
Voici quelques informations qui sont importantes à avoir en tête concernant le fonctionnement de l’interface et de l’outil Cyber Academy :
Aucun email n'est envoyé à un collaborateur archivé, quel que soit le type ou la source de l'envoi.
Les adresses correspondant à des listes de distribution sont automatiquement exclues des envois.
Lorsqu'un email est envoyé automatiquement, l'heure d'envoi est choisie aléatoirement dans la journée pour chaque collaborateur.